ZGODA NA PRZETWARZANIE NASZYCH DANYCH OSOBOWYCH

Kilka miesięcy temu klient, dla którego realizowałam proces rekrutacyjny wrócił do mnie z informacją, że w przedstawionym profilu osoby rekomendowanej pod kątem jednego z toczących się procesów rekrutacyjnych nie została zawarta zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Takie sytuacje i wiele analogicznych, sprawiły, że z „troski” o dobro kandydatów, podporządkowałam się „systemowi”, zachęcając kandydatów, by ta właśnie zgoda w CV się znalazła. Dzięki temu ograniczaliśmy prawdopodobieństwo odrzucenia kandydata z procesu rekrutacyjnego pod kątem, którego aplikował.

Odrzucenie może być wynikiem braku zgody w CV- podkreślę, która nie jest bezwględnie konieczna. Powodem, a może przyczyną, dla której jesteśmy proszeni o zgodę są takie aspekty, jak brak aktualizacji wiedzy w tym temacie, przyzwyczajenie (!), argument, że zgoda może stanowić materiał dowodowy.
W moim przypadku – dobro kandydata, co nadal stoi w sprzeczności
z regulacjami prawnymi i kolejno moimi wartościami.

Przejrzałam kilkanaście stron internetowych agencji rekrutacyjnych, weryfikując ich stanowisko w temacie. Przewertowałam kilkadziesiąt ofert pracy na najbrardziej znanych portalach rekrutacyjnych. I otrzymałam miszmasz.
W jakich zatem sytuacjach zgoda jest wskazana? Przedstawiam stanowisko Pana Pawła Ludwiczak, Radcy Prawnego, eksperta w zakresie RODO.

Czy zgoda na przetwarzanie danych osobowych na udział w procesie rekrutacyjnym pod kątem którego zaaplikowaliśmy jest wymagana?
Co do zasady zgoda na przetwarzanie danych w procesie rekrutacji nie jest wymagana.

W jakich sytuacjach pracodawca/agencja rekrutacyjna powinien powziąć zgodę?
W sumie w dwóch przypadkach. W pierwszym, gdy chcemy przetwarzać dane osobowe na potrzeby przyszłych rekrutacji. W drugim, gdy kandydat z własnej inicjatywy przekazał nam dane szczególnej kategorii.

Dlaczego organizacje/ agencje rekrutacyjne proszą o zgodę na udział w aktualnie prowadzonym procesie rekrutacyjnym Kandydatów, którzy na tenże konkretny proces przesłali swoją aplikację?
Zgaduję, że z przyzwyczajenia. Zawsze tak robili, więc robią nadal. Osobiście nawet wpadło mi w oko ostatnie wymaganie zgody na przetwarzanie danych osobowych na podstawie ustawy z 1997 o ochronie danych osobowych (nieaktualny od 2,5 roku). To oznacza, że w dużej korporacji ktoś od paru lat nie przejrzał wzorów dokumentów.

Czy niewskazanie zgody dot. przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacyjnym, pod kątem którego zaaplikowaliśmy może nas wyeliminować z procesu rekrutacyjnego?
Nie powinno, ale niestety w praktyce może. Ponieważ nadal w Polsce często brak informacji zwrotnej, dlaczego nie otrzymaliśmy pracy, możemy nawet tego nie wiedzieć. A przysługuje na takie zachowanie skarga do PUODO, bo nie wolno wymuszać niepotrzebnej zgody.

Jak może brzmieć zgoda na przetwarzanie danych osobowych?
Np. „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji, przez okres 6 miesięcy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)”.

Jeśli kandydat wyrazi zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych, jak wygląda procedura po stronie agencji rekrutacyjnej? Tj. czy Kandydat powinien się martwić, że jego CV i dane w nim zawarte będą udostępniane innych potencjalnym pracodawcom bez jego wiedzy.
Agencja rekrutacyjna powinna opracować i przedstawić kandydatowi procedurę w tym zakresie. Ja zalecam, żeby przed każdym udostępnieniem CV uzyskać zgodę kandydata.

Jeśli taka praktyka będzie miała miejsce, co może zrobić osoba, której dane zostały przesłane innej organizacji bez porozumienia z Kandydatem?
Należy zgłosić skargę do PUODO, żądać odszkodowania itp.

Czy potencjalny pracodawca/ agencja rekrutacyjna do której wysyłamy CV może wymuszać na nas zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych? Znam organizacje, które wskazują jedną zgodę, tj. dotyczącą przyszłych procesów rekrutacyjnych, gdzie jeśli jej nie „odhaczymy”, nie mamy możliwości zaaplikowania pod kątem roli, która nas aktualnie interesuje.
Nie można wymuszać zgody. Takie praktyki powinny być zgłaszane do PUODO. Uważam je za karygodne i naganne.