Polityka prywatności

1. Wprowadzenie

1.1. Niniejszy dokument stanowi opis Polityki prywatności (dalej: „Polityka”) firmy RECOO z siedzibą w Warszawie, ul. Pełczyńskiego 32b (dalej: „RECOO” lub „Administrator danych”).

Z Administratorem danych można skontaktować się kierując korespondencję na:

• adres poczty elektronicznej: aratajczak@recoo.pl

Celem niniejszej Polityki jest określenie zasad, sposobu przetwarzania oraz wykorzystywania danych osobowych pochodzących od osób fizycznych będących Użytkownikami serwisów internetowych administrowanych przez RECOO (dalej:„Użytkownik). Polityka zawiera również informacje dotyczące uprawnień osób fizycznych w odniesieniu do udostępnionych przez nich danych osobowych.

Podstawę prawną Polityki stanowi Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej „Rozporządzeniem”), a także Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz. U. 2018 poz. 1000). Niniejsza Polityka prywatności stanowi realizację art. 12 i 13 Rozporządzenia.

1.2. Prosimy o dokładne zapoznanie się z treścią niniejszej Polityki. Wchodząc na stronę serwisów internetowych administrowanych przez RECOO lub korzystając z nich i przekazując nam jakiekolwiek dane osobowe za pośrednictwem tych stron i podczas korespondencji drogą elektroniczną, Użytkownik akceptuje warunki niniejszej Polityki.

1.3. Polityka ma zastosowanie do każdej strony internetowej, aplikacji lub usługi odsyłającej do tej informacji. Prosimy o zwrócenie uwagi, że opuszczając niniejszą stronę (np. przechodząc za pomocą linku na stronę znajdującą się w innej domenie), Użytkownik przechodzi w obszar, w którym nie obowiązuje niniejsza Polityka. Administrator danych nie ponosi odpowiedzialności za zasady polityki prywatności obowiązujące na stronach obsługiwanych przez inne podmioty.

1.4. Administrator danych powołał Inspektora Ochrony Danych (dalej: „IOD”), z którym można skontaktować się kierując korespondencję na:

• adres siedziby: aratajczak@recoo.pl

• adres poczty elektronicznej: iod@recoo.pl.

2. Administrator danych osobowych

2. RECOO jest Administratorem danych przekazywanych przez Użytkowników serwisów internetowych, którzy:

• odwiedzili stronę internetową należącą do RECOO – www.recoo.pl

• skorzystali z formularza kontaktowego zamieszczonego na stronie internetowej należącej do RECOO, a tym samym przekazali dane osobowe ich dotyczące wraz z treścią wiadomości,

• przesłali dokumenty aplikacyjne na stanowiska ogłoszone w poszczególnych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez RECOO, na zlecenie i na rzecz klientów RECOO:

1. bezpośrednio na adresy poczty elektronicznej należące do Administratora danych,

2. za pośrednictwem serwisów pośredniczących (np. HRLink Sp. z o.o.),

3. za pośrednictwem serwisów społecznościowych (np. LinkedIn, Facebook).

2. 2. Gromadząc dane osobowe Administrator danych rejestruje informacje dotyczące źródła ich pozyskania. Pozyskiwanie danych osobowych kandydatów może odbywać się w następujący sposób:

• bezpośrednio od kandydatów zainteresowanych aplikowaniem na ogłoszone stanowiska, którzy składają aplikacje drogą mailową na wskazany adres e-mail lub przez serwis internetowy administrowany przez RECOO lub przez serwisy społecznościowe (np. LinkedIn),

• rekomendacje kandydatów pochodzące od osób trzecich ,

• Administrator danych może kontaktować się bezpośrednio z potencjalnymi kandydatami np. drogą telefoniczną lub mailową.

2. 2. W przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą, na RECOO, jako Administratorze danych, spoczywa obowiązek informacyjny wobec osoby, której dane dotyczą, zgodnie z przepisem art. 14 Rozporządzenia.

   3. Podczas korzystania z zasobów stron internetowych zarządzanych przez RECOO gromadzone są informacje o Użytkownikach za pośrednictwem plików „cookies”.

   4. Administrator danych dokłada szczególnej staranności, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z celem, dla których zostały zebrane i wykorzystywane stosownie do przesłanek oraz kategorii przetwarzanych danych dozwolonych prawem, w szczególności zgodnie z zasadami przetwarzania danych osobowych określonych w art. 5 Rozporządzenia.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Administrator danych przetwarza dane osobowe zgodnie z profilem prowadzonej działalności, wyłącznie we wskazanych poniżej celach. Jeżeli ze względu na przepisy prawa, właściwości usługi lub konieczności jej rozliczenia zaistnieje potrzeba przetwarzania innych danych osobowych Użytkowników, Administrator danych może je przetwarzać w niezbędnym zakresie, w oparciu o prawidłową podstawę prawną.

2. W celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na zlecenie i na rzecz klientów RECOO przetwarzane są dane osobowe kandydatów podane w przesłanych dokumentach rekrutacyjnych (cv, list motywacyjny).

Podstawą prawną przetwarzania danych jest zgoda wyrażona przez kandydata, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia.

Proces rekrutacji składa się z kilku etapów, podczas których ma miejsce przetwarzanie danych osobowych kandydatów:

• wstępna selekcja otrzymanych aplikacji,

• kontakt z wybranymi kandydatami,

• zaprezentowanie wybranych kandydatów potencjalnemu pracodawcy.

Zgodnie z przepisem art. 22¹ §1 Kodeksu pracy, kandydaci są zobowiązani do podania pracodawcy następujących danych: imienia (imion) i nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania, wykształcenia oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Podanie danych osobowych kandydata, jak i wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest niezbędne do zrealizowania celu przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji i przedstawienia kandydatów potencjalnemu pracodawcy (Klientowi RECOO).

3. 2. W celu przetwarzania danych kandydatów dla celów związanych z realizacją przyszłych projektów przetwarzane będą dane podane w przesłanych dokumentach rekrutacyjnych (cv, list motywacyjny).

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia, który pozwala na przetwarzanie danych osobowych na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody. Podanie danych osobowych, jak i wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, jednak brak zgody uniemożliwia firmie RECOO kontaktowanie się z kandydatami podczas realizacji przyszłych projektów.

3. 2. W celu skontaktowania się z nami za pośrednictwem formularza kontaktowego w serwisie internetowym administrowanym przez RECOO przetwarzane są dane: imię i nazwisko, adres e-mail i inne dane przekazane w treści wiadomości.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia, który pozwala na przetwarzanie danych osobowych na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody. Podanie danych osobowych, jak i wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, jednak brak zgody uniemożliwia udzielenie odpowiedzi przez Administratora danych.

3. 2. W celu wystawienia faktury i spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego przetwarzane są takie dane osobowe jak: imię i nazwisko, firma, adres zamieszkania lub adres siedziby, numer NIP.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia, który pozwala na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora danych z obowiązków wynikających z przepisów prawa.

3. 2. W celu dochodzenia roszczeń wynikających z umowy przetwarzane są takie dane jak: imię, nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania lub siedziby, PESEL, numer telefonu, adres e-mail.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia, który pozwala na przetwarzanie danych osobowych, jeśli tym sposobem Administrator danych realizuje swój prawnie uzasadniony interes.

3. 2. W przypadku przekazania przez kandydatów danych osobowych, które będą kwalifikowane jako dane szczególnych kategorii, RECOO dokonuje przetwarzania takich danych osobowych Kandydatów wyłącznie na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, w oparciu o art. 9 ust. 2 Rozporządzenia.

4. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami danych osobowych powierzonych RECOO przez Kandydatów są następujące podmioty, którym przekazywane są dane osobowe w minimalnym zakresie, niezbędnym do realizacji celów jakimi są prowadzenie działalności i przeprowadzanie procesów rekrutacji na zlecenie Klientów RECOO:

• Klienci firmy RECOO, czyli pracodawcy zlecający rekrutację pracowników. W każdym przypadku udostępnienia Klientowi danych osobowych, Kandydaci zostają o tym poinformowani, zgodnie z art. 13 Rozporządzenia.

• Osoby upoważnione przez RECOO (np. pracownicy Administratora danych);

• Podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu RECOO (np. biuro rachunkowe, dostawcy usług technicznych, dostawcy usług hostingowych);

RECOO oświadcza, że nie sprzedaje, nie udostępnia i nie przekazuje zgromadzonych do przetwarzania danych osobowych Użytkowników innym osobom lub instytucjom, chyba, że dzieje się to za wyraźną zgodą lub na życzenie Użytkownika, albo też na żądanie uprawnionych na podstawie ustawy organów państwowych na potrzeby prowadzonych przez nie postępowań lub działań związanych z bezpieczeństwem lub obronnością, dla określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego, gdy jest to niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów RECOO.

5. Przekazywanie danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego

Dane osobowe w obrębie Unii Europejskiej podlegają ochronie w ramach wspólnego ustawodawstwa dotyczącego ochrony danych osobowych. W innych krajach dane te mogą nie podlegać ochronie w takim samym stopniu. RECOO jest zobowiązana do upewnienia się przed przekazaniem informacji na temat Użytkowników do kraju znajdującego się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), że kraj ten zapewni odpowiednią ochronę jego praw.

Firma RECOO nie przekazuje danych osobowych Użytkowników żadnym podmiotom zlokalizowanym w państwach trzecich znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

6. Okres przetwarzania danych osobowych

RECOO przetwarza powierzone dane osobowe Użytkowników przez okres niezbędny do realizacji celów opisanych w punkcie 3 niniejszej Polityki. W zależności od podstawy prawnej będzie to odpowiednio:

• czas trwania projektu – w odniesieniu do danych osobowych Kandydatów przetwarzanych w celu realizacji projektu rekrutacyjnego i dodatkowo 2 lata w przypadku danych Kandydatów, którzy wyrazili zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji;

• czas wykonania obowiązków prawnych – 5 lat w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków wynikających z prawa podatkowego, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono przetwarzanie danych;

• czas od momentu osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż 2 lata;

• czas do skutecznego wniesienia sprzeciwu – nie dłużej niż 5 lat, w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych (w tym do celów marketingu bezpośredniego);

• do czasu dezaktualizacji lub utraty przydatności przetwarzanych danych osobowych, jednak nie dłużej niż 2 lata – w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych głównie do celów analitycznych, wykorzystywania plików cookies i administrowania stroną internetową.

Dane osobowe, które są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) i/ lub art. 9 ust. 2 lit. a) Rozporządzenia, czyli na podstawie udzielonej zgody, dane te będą przetwarzane jedynie do czasu wycofania zgody lub ustania celu dla jakiego dane te zostały zgromadzone. Udzielona zgoda może być w każdym czasie wycofana, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

7. Uprawnienia podmiotów danych

RECOO respektuje przysługujące każdemu podmiotowi danych uprawnienia związane z przetwarzaniem jej danych osobowych. W szczególności, każdej osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych,

• sprostowania danych osobowych,

• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),

• ograniczenia przetwarzania danych osobowych,

• sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,

• przenoszenia danych osobowych;

W przypadku prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, Użytkownikom przysługuje w każdej chwili prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, w celu marketingu bezpośredniego, profilowania, bądź w celach statystycznych i będzie on uzasadniony przez znalezienie się w sytuacji szczególnej. Administrator danych może jednak pozostawić w zbiorze dane identyfikujące osobę fizyczną wyłącznie w celu uniknięcia ponownego wykorzystania danych tej osoby w celach objętych sprzeciwem.

RECOO informuje, że nie ma obowiązku usunięcia danych (czyli realizacji „prawa do bycia zapomnianym”) w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do:

• korzystania z praw i wolności wypowiedzi i informacji,

• wywiązania się z prawnego obowiązku przetwarzania na mocy prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego, lub wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym,

• celów archiwalnych w interesie publicznym, celów badań naukowych lub historycznych lub celów statystycznych,

• do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jeżeli dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą lub na podstawie zawartej umowy, a przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany, osoba, której dane dotyczą ma prawo otrzymać na swój wniosek dane osobowe jej dotyczące w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, jak też wnioskować o przekazanie jej danych w takim formacie do wskazanego administratora danych. Osoba, której dane dotyczą składając wniosek o przeniesienie danych osobowych powinna określić, czy dane osobowe jej dotyczące jednocześnie mają być usunięte („prawo do bycia zapomnianym”) przez RECOO i złożyć w tym zakresie odpowiedni wniosek.

Powyższe uprawnienia, a także wycofanie udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych może zostać zrealizowane przez Użytkowników w jeden z poniższych sposobów:

• wysłanie maila bezpośrednio na adres poczty elektronicznej: aratajczak@recoo.pl

• wysłanie maila do Inspektora Ochrony Danych na adres: iod@recoo.pl.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

RECOO dokonuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie i może podejmować względem osób, których dane dotyczą decyzje wywołujące skutki prawne lub w inny sposób wpływające na takie osoby. Przykładem profilowania jest selekcja Kandydatów na podstawie umowy zawartej z serwisem społecznościowym LinkedIn.

W związku z powyższym, RECOO zapewnia osobom, których dane dotyczą prawo do uzyskania interwencji ludzkiej ze strony Administratora danych do wyrażenia własnego stanowiska i do zakwestionowania tej decyzji, chyba że taka automatyczna decyzja:

• jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między osobą, której dane dotyczą a RECOO,

• jest wprost dozwolona przepisami prawa, któremu podlega RECOO,

• opiera się na wyraźnej zgodzie osoby, której dane dotyczą.

9. Bezpieczeństwo i przechowywanie informacji

RECOO zapewnia bezpieczeństwo danych osobowych przed bezprawnym udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przejęciem danych przez osoby nieupoważnione, zniszczeniem, utratą, uszkodzeniem lub zmianą oraz przed przetwarzaniem danych osobowych niezgodnym z przepisami Rozporządzenia.

RECOO podejmuje w celu zabezpieczenia powierzonych danych osobowych środki techniczne i organizacyjne spełniające wymogi Rozporządzenia, w szczególności środki wymienione w art. 24 oraz 32 Rozporządzenia, zapewniające poufność, integralność i dostępność usług przetwarzania danych osobowych Użytkowników.

10. Pliki cookies

Pliki cookies (ciasteczka) to małe pliki wysyłane przez serwer internetowy do przeglądarki Użytkownika i przechowywane na jego komputerze. Ciasteczka pomagają Administratorowi danych analizować ruch sieciowy i rozpoznają, która część strony internetowej była odwiedzana. Pliki cookies w żaden sposób nie umożliwiają Administratorowi danych dostęp do komputerów lub informacji o Użytkownikach, za wyjątkiem informacji o tym, w jaki sposób korzystano ze strony internetowej oraz danych osobowych, które Użytkownicy udostępniają automatycznie ze względu na ustawienia przeglądarki.

W celu monitorowania i ulepszania strony internetowej administrowanej przez RECOO gromadzone są zbiorcze informacje na temat Użytkowników w momencie przeglądania strony internetowej, w tym szczegóły dotyczące systemu operacyjnego, wersji przeglądarki, nazwy domeny, adresu IP, adresu URL Użytkownika, z którego trafia na strony internetowe administrowane przez RECOO i pod który się udaje oraz które podstrony strony internetowej zostały odwiedzone. Administrator danych może prowadzić ogólne statystyki, zbierać dane dotyczące ruchu sieciowego na stronie internetowej oraz informacje o spokrewnionych stronach i udostępniać te dane zbiorcze osobom trzecim w celach marketingowych, reklamowych lub innych celach promocyjnych, niemniej jednak te dane zbiorcze nie zawierają żadnych danych osobowych.

Z tych samych względów Administrator danych może gromadzić informacje dotyczące tego, w jaki sposób Użytkownik korzysta z Internetu poprzez wykorzystywanie ciasteczek zapisanych na twardym dysku w jego komputerze. Ciasteczka zawierają informacje, które przenoszone są na twardy dysk komputera Użytkownika, co pomaga Administratorowi danych w udoskonalaniu administrowanych przez niego stron internetowych i oferowaniu lepszych i bardziej spersonalizowanych usług.

Administrator danych wykorzystuje następujące pliki cookies:

Niezbędne pliki cookies. Pliki cookies tego typu są niezbędne, by móc poruszać się po stronie internetowej oraz korzystać z niej zapewniając np. dostęp do zabezpieczonych obszarów witryny.

Pliki cookies związane z wydajnością strony. Pliki tego typu zbierają informacje na temat tego, w jaki sposób Użytkownicy korzystają ze strony internetowej, np. które strony są najczęściej odwiedzane lub czy otrzymywane są komunikaty o błędach wyświetlanych na niektórych stronach. Te pliki cookies nie zbierają informacji, które identyfikowałyby Użytkownika. Wszystkie informacje zbierane przez te pliki są łączone i przez to są anonimowe. Używane są wyłącznie w celu polepszenia funkcjonowania strony internetowej.

Funkcjonalne pliki cookies. Pliki tego typu umożliwiają zapamiętanie wyborów Użytkowników stron internetowych (takich jak nazwa użytkownika, język lub region, w którym znajduje się Użytkownik), w celu ulepszenia funkcjonalności bardziej dostosowanych do Użytkownika. Pliki te zapamiętują również zmiany wielkości tekstu, czcionki oraz tych funkcjonalności strony internetowej, które można dostosować. Informacje zebrane przez ciasteczka są anonimowe i nie mogą służyć do śledzenia aktywności Użytkowników na innych stronach internetowych.

Pliki typu „sharing cookies”. Pliki tego typu umożliwiają interakcję z podmiotami zewnętrznymi takimi jak RECOO. Wszystkie informacje zbierane przez te pliki są łączone i przez to są anonimowe.

Na stronie internetowej RECOO wyświetla się komunikat zanim na komputerze Użytkownika zostaną zapisane informacje w postaci plików cookies. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies za pomocą przeglądarki (co pozwoli na wyłączenie akceptacji wszystkich lub niektórych plików cookies). Przeglądarka może żądać potwierdzenia zmiany ustawień. Włączenie blokady wszystkich plików cookies może skutkować brakiem dostępu do niektórych części strony internetowej.

Więcej informacji o plikach cookies można znaleźć pod adresem: www.allaboutcookies.org.

Administrator danych informuje, że podmioty zewnętrzne również mogą wykorzystywać pliki cookies w celu dokonania analizy w jaki sposób Użytkownik korzysta z ich stron internetowych, na co Administrator danych nie ma żadnego wpływu.

11. Wtyczki społecznościowe

W serwisach internetowych administrowanych przez RECOO mogą być stosowane wtyczki społecznościowe do mediów społecznościowych (Facebook, LinkedIn, Instagram). Za pomocą funkcjonalności udostępnianych przez te wtyczki Użytkownicy mogą udostępniać poszczególne treści lub dzielić się nimi w mediach społecznościowych. Zwracamy jednak uwagę, że korzystając z tych wtyczek dochodzi do wymiany danych pomiędzy Użytkownikami, a danym portalem społecznościowym czy serwisem internetowym. RECOO nie przetwarza tych danych i nie ma wiedzy, jakie dane Użytkowników są przetwarzane. W związku z tym, zachęcamy Użytkowników do zapoznania się z regulaminami i politykami prywatności tych serwisów społecznościowych przed skorzystaniem z danej wtyczki.

12. Prawo do skargi

W każdym przypadku uznania, że prawa Użytkowników wynikające z przepisów prawa i niniejszej Polityki prywatności są naruszane, Użytkownikom przysługuje prawo do wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie, przy ul. Stawki 2.

13. Postanowienia końcowe

W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.

O wszelkich zmianach wprowadzonych do niniejszej Polityki prywatności Użytkownicy serwisów internetowych i mediów społecznościowych administrowanych przez RECOO zostaną bezzwłocznie poinformowani drogą e-mailową.

Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 11.2019 r.